Telefon-KI im Handwerk - Das musst du wissen
Jörg Mosler
In meinen 10 Jahren als Handwerksunternehmer (damals war Telefon-KI noch Science-Fiction 😉), hat mich kaum etwas so genervt, wie das Telefon. Wenn du nicht im Büro bist, stapeln sich danach die Rückrufnotizen auf deinem Schreibtisch oder die schwer verständlichen Nachrichten auf dem Anrufbeantworter. Und wenn du im Büro bist, hält es dich ständig von der Arbeit.
Ein Telefon-KI-Assistent wäre also genau mein Ding gewesen. Für dich, wenn du ein Handwerksunternehmen hast, ist sie ein absoluter (Achtung Anglizismus) - Gamechanger! Denn diese Technologie kann so viel mehr, als einfach nur als Telefon zu gehen. Schauen wir drauf ...
Die Möglichkeiten mit einer Telefon-KI
Wenn die KI nur Anrufe entgegen nehmen würde, wäre sie allenfalls eine nette Spielerei. Doch sie kann so viel(!) mehr. Hier eine kleine Übersicht:
Anrufe annehmen
Na klar, die klassische Funktion des Anrufbeantworters hat eine Telefon-KI natürlich auch drauf. Und wenn ein potenzieller Kunde oder Mitarbeiter anruft, hast du in jedem Fall "Jemanden", der ans Telefon geht.
Rückrufe aufnehmen
Auch bei dieser Tätigkeit sind wir noch nicht so weit vom klassischen Anrufbeantworter entfernt. Der Unterschied: Die KI kann genau herausfiltern, wer einen Rückruf braucht und wer nicht. Und die Rückrufe die notwendig sind, brauchst du nicht mühsam vom Band abhören, sondern bekommst sie ordentlich aufbereitet, inkl. Zusammenfassung, in dein Mailpostfach.
Fragen beantworten
Spätestens jetzt hat die blickende Anrufbeantworter-Kiste keine Chance mehr. Die eine künstliche Intelligenz kann mit deinen Kunden wirklich kommunizieren und Fragen und Anliegen beantworten. Stimmlich ist die KI dabei bereits in einem absoluten Top-Level angekommen. Deine Kunden müssen also nicht mit einer blechernen Computerstimme plaudern, sondern beinahe mit einer "echten" Person.
Informationen weiterleiten
Der Kunde oder potenzielle Mitarbeiter am Telefon kann von deiner Telefon-KI gezielt, zum Beispiel zu Informationen im Netz weitergeleitet werden. Wenn du eine digitale Kundenberatung auf deiner Webseite hast, kann deine Telefon-KI eine Mail an den Kunden versenden, die den Link zu dieser Beratung enthält. So lenkst du über das Telefon deine Kunden oder potenziellen Mitarbeiter automatisch dorthin, wo sie genau die Infos finden, die sie brauchen. Bevor du weiterliest: Stell dir mal kurz vor, wie viel Zeit damit eingespart werden kann ... 😊
Anrufe weiterleiten
An dieser Stelle sei es vielleicht mal erwähnt: Die künstliche Intelligenz soll persönliche Präsenz am Telefon nicht vollständig ersetzen. Gerade im Handwerk braucht es noch den persönlichen Kundenkontakt. Aber sie ist eine hervorragende, Zeit und Nerven sparende Ergänzung. Sie erkennt gezielt die Anliegen eines Anrufers und kann Anrufe an genau die richtigen Personen weiterleiten. Automatisch ...
Termine vereinbaren
Wenn du deinem KI-Telefon-Assistenten Zugriff auf deinen Kalender gibst, vereinbart sie selbständig Termine und kümmert sich natürlich auch um die Nachbereitung, wie zum Beispiel SMS oder Mailversand mit den Termindetails an den Kunden.
Informationen aus anderen Systemen abrufen
"Hallo Herr Müller, was kann ich für Sie tun?" Diese Anrede könnte deine Telefon-KI wählen, wenn Herr Müller anruft. Vorausgesetzt, sie ist mit deiner Kundendatenbank verbunden und erkennt Herrn Müllers Telefonnummer. Das ist nur eine der, im Grunde unzähligen, Möglichkeiten, die du mit dieser Technik hast. Du kannst sie beispielsweise auch auf Google Maps zugreifen lassen, um abzuklären, ob das Bauvorhaben eines Anrufers noch in eurem Einzugsgebiet liegt.
Notfälle schnell weiterleiten
Dieser Punkt ähnelt Punkt Nr. 5. Doch ich wollte nochmal explizit auf diese Möglichkeit hinweisen. Denn bei Notfällen muss es natürlich schnell gehen. Und auch das geht mit der KI. Indem sie den zuständigen Mitarbeiter für Notfälle direkt per SMS benachrichtigt oder den Anruf weiterleitet.
Ich mache nach diesen 8 Punkten jetzt mal Schluss mit dein Einsatzmöglichkeiten, obwohl diese Liste durchaus noch fortgesetzt werden könnte. Hier nochmal alle Punkte als grafische Übersicht:
Ist das kompliziert?
Eine Telefon-KI wie einen klassischen Anrufbeantworter einzurichten ist kein großes Ding. Bei der Anbindung an Kalender oder sonstige Drittsysteme kann es allerdings schon manchmal etwas kniffliger werden. Doch selbst wenn du etwas Unterstützung beim Einrichten brauchst (wir helfen dir natürlich gerne ...!), ist es diese Investitionen in jedem Fall wert.
Gehe einfach nochmal die Liste der Möglichkeiten durch und ergänze sie gerne um deine individuellen Anwendungsfälle. Wenn du dann eine Rechnung aufmachst, wie viel Zeit, Geld und Nerven es dir sparen würde, wenn diese Liste zuverlässig von einer KI abgearbeitet wird, rechtfertigt das auch eine kleine Investition.
Ist das teuer?
Verglichen mit der Zeitersparnis ist ein Telefon-KI-Assistent sehr günstig. Verglichen mit der Investition, die du in einen "echten Mitarbeiter" hast, der diese Aufgaben für dich übernimmt, ist es quasi "geschenkt".
Dennoch lohnt sich natürlich ein Blick auf die möglichen Anbieter. Bevor du da in die Preisspalte rutschst, solltest du immer erstmal auf die Adresse schauen. Denn Datenschutz ist bei dieser Sache natürlich entscheidend. Verzichte daher besser auf amerikanische Anbieter, auch wenn ihr Angebot noch so verlockend erscheinen mag.
Danach lohnt ein Blick auf etwaige, monatliche Fixkosten und die Kosten pro Minute eines Anrufes. Am besten schneidet dabei aus meiner Sicht der Anbieter fonio.ai ab. Preismodell und technische Möglichkeiten sind top. Klare Empfehlung.
Telefon-KI im Handwerk - Das Fazit
Ohne mit einzubeziehen, dass sich die Möglichkeiten mit KI praktisch täglich weiterentwickeln, ist es bereits heute (Stand 2025) eine geniale Technologie für das Handwerk. In einer Branche, in der das Telefon so eine wichtige Rolle spielt, sollten die Zeitsparpotenziale unbedingt genutzt werden. Findest du nicht auch?